5+ vấn đề thường gặp cần lưu ý khi tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một quá trình hết sức quan trọng cần lưu ý vì nó quyết định đến sự thành công của sự kiện, hội nghị, chương trình được tổ chức.

Thông thường các đơn vị tổ chức sẽ có khá nhiều vấn đề cần lưu ý khi tổ chức sự kiện. Bạn cần lưu ý những yếu tố này để có được một sự kiện thành công như mong muốn. Bởi một vài lỗi nhỏ trong khâu tổ chức cũng có thể phá hỏng sự kiện của bạn. Vì thế đừng bỏ qua những điều sau đây nhé!

Nhân sự

Nhân sự tổ chức chương trình, sự kiện

Đây là một yếu tố quan trọng khi tổ chức sự kiện bởi nó là yếu tố then chốt hình thành nên sự kiện. Nhân sự tốt thì mọi việc mới suôn sẻ, bao gồm tất cả nguồn nội bộ, outsource, cộng tác viên, phòng ban,...

Nội bộ, phòng ban: cần sự phối hợp tốt giữa các bộ phận để đảm bảo không có sơ suất xảy ra ảnh hưởng đến toàn bộ sự kiện.
Cộng tác viên: nhân viên trong các phòng ban thường không thể quản lý hết quy mô sự kiện, do đó sự hỗ trợ từ cộng tác viên là vô cùng cần thiết. Bạn cần đảm bảo công tác viên làm tốt không để xảy ra sai sót.
Outsource: sự kiện muốn thành công thì nên có các outsource như diễn viên, MC, ca sĩ,... Đây là những nhân tố quyết định nên bạn cần đảm bảo dặn dò MC kỹ về bản thảo, trang phục, giờ giấc của sự kiện. Để tránh các trường hợp ca sĩ, diễn viên kẹt lịch, đến muộn, đám đông bạn cũng nên nắm bắt được thời gian, có phương án xử lý vấn đề, trục trặc có thể xảy ra.

Kế hoạch tổ chức sự kiện

Kế hoạch tổ chức cụ thể

Khi tổ chức bất kỳ sự kiện, chương trình nào bạn cần lên kế hoạch trước, đưa ra các phương án khác nhau và tối ưu nhất. Bạn cần sắp xếp lịch trình cụ thể, vị trí đội hình nhân viên phục vụ sao cho hợp lý. Cụ thể là khách mời ngồi ở đâu, MC đứng chỗ nào, trình tự các tiết mục văn nghệ, đội hình ra sao,... Ngay cả các yếu tố âm thanh, ánh sáng cũng cần hoàn hảo từ buổi diễn tập.

Ngoài ra, bạn cũng cần quan tâm đến băng rôn, setup sân khấu, trang trí sự kiện,... Nếu thuê địa điểm thì bạn cần quan tâm đến thời gian đơn vị cho thuê để chuẩn bị. Thông thường, bạn sẽ có nửa ngày hoặc 1 ngày để chuẩn bị địa điểm tổ chức nhưng cũng có thể thời gian sẽ ngắn hơn. Tùy theo khoảng thời gian cho chức mà cần chuẩn bị phương án ứng phó kịp thời.

Địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức phù hợp thời tiết và sự kiện

Địa điểm cũng là vấn đề cần quan tâm khi tổ chức sự kiện bởi bạn cần chọn vị trí dễ dàng cho việc đi lại. Đồng thời, cơ sở vật chất và an ninh cũng phải đảm bảo, nhân viên và dịch vụ chuyên nghiệp. Đặc biệt là cần có chỗ đỗ xe cho khách mời tham dự.

Bạn cũng cần chú ý đến sức chứa của địa điểm tổ chức, nào cần cân đối với số khách mời sẽ tham gia để tránh trường hợp thừa hoặc thiếu chỗ ngồi. Ngoài ra, bạn cần chọn được địa điểm tổ chức phù hợp với tính hình thời tiết. Cụ thể những ngày trời lạnh hay mưa thì không nên chọn tổ chức ngoài trời, tốt nhất là chọn phòng kín hoặc phòng có mái che.

Hệ thống âm thanh, ánh sáng

Hệ thống âm thanh, ánh sáng sân khấu

Nhiều đơn vị khi tổ chức chương trình, sự kiện thường gặp trục trặc về ánh sáng chập chờn, âm thanh chói tai, quá nhỏ, không ổn định. Chính vì thế mà khi tổ chức sự kiện bạn cần lưu ý đến hệ thống âm thanh và ánh sáng cần chất lượng, hoàn hảo. Hệ thống đèn, loa cũng cần đảm bảo thẩm mỹ. Bạn cần liên hệ trước đơn vị cho thuê để kiểm tra tình hình âm thanh, ánh sáng và phương án dự phòng phù hợp.

Các đơn vị hợp tác, thuê ngoài

Các đơn vị hợp tác bên ngoài

Khi tổ chức sự kiện, bạn có thể sẽ hợp tác với các đơn vị thuê ngoài như thợ chụp ảnh, quay phim, đơn vị F&B,.. Do đó, bạn cần đảm bảo các đơn vị này phối hợp đồng bộ. Tốt nhất là nên thống nhất địa điểm, giờ giấc, cách thức hoạt động sao cho thuận tiện nhất. Bên cạnh đó cần ký hợp đồng trước với các đơn vị outsource này để sự kiện diễn ra suôn sẻ, tránh tình trạng thiếu trách nhiệm diễn ra.

Chuẩn bị ứng phó rủi ro tốt nhất

Đề phòng rủi ro

Một sự kiện dù hoàn hảo đến đâu cũng có thể có rủi ro xảy ra. Do đó, bạn cần dự đoán trước những rủi ro, sự cố có thể gặp phải để dự trù các phương án khắc phục. Như vậy, bạn mới kiểm soát tốt tình hình sự kiện một cách hoàn hảo nhất. Phòng khi rủi ro xảy ra, bạn có thể bình tĩnh xử lý một cách dễ dàng và nhanh chóng bằng các kế hoạch, phương án đã dự tính trước đó.

Nếu bạn muốn một giải pháp tốt nhất để có được sự kiện hoàn hảo mà không tốn nhiều thời gian, công sức, hãy sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói của APE Group. Đội ngũ chuyên nghiệp của chúng tôi tự tin có thể mang đến sự thành công mỹ mãn cho bất kỳ chương trình, sự kiện, hội nghị hay hoạt động nào của bạn!

Liên hệ để được tư vấn chi tiết hơn:

Tập đoàn APE GROUP