Quy trình tổ chức sự kiện khai trương từ A - Z mới nhất năm 2022

Tổ chức sự kiện khai trương là một sự kiện rất quan trọng, nó giúp đánh dấu sự ra mắt của một thương hiệu, một doanh nghiệp và là khởi đầu cho sự phát triển, thịnh vượng và lớn mạnh về sau.

Để sự kiện khai trương diễn ra một cách thành công và để lại dấu ấn cho doanh nghiệp đòi hỏi đội ngũ đảm nhận tổ chức sự kiện khai trương phải xây dựng kế hoạch và thực hiện theo một quy trình đầy đủ và chuyên nghiệp. Cùng tìm hiểu quy trình tổ chức sự kiện mới nhất năm 2022 nhé.

Tổ chức sự kiện khai trương là gì?

Khai trương là sự kiện rất quan trọng của các doanh nghiệp

Sự kiện khai trương là một lĩnh vực nằm trong tổ chức sự kiện, là hoạt động khai trương, mở cửa nhằm thông báo đến công chúng sự ra mắt và đi vào hoạt động của một đơn vị kinh doanh nào đó.

Nó là một sự việc diễn ra tại một thời điểm, một địa điểm nhất định mà tại đó các ý tưởng và nguồn lực sẽ tập trung lại để tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.

Các sự kiện khai trương thường được tổ chức bao gồm: sự kiện khai trương công ty, khai trương nhà hàng, quán cafe hay cửa hàng,...

Vai trò của tổ chức sự kiện khai trương

Sự kiện khai trương nắm giữa một vai trò rất quan trọng đối với các đơn vị kinh doanh, khai trương là sự kiện đánh dấu sự ra mắt và là khởi đầu cho sự phát triển và lớn mạnh của một doanh nghiệp.

Việc tổ chức sự kiện khai trương sẽ giúp các đơn vị tiếp cận được khách hàng mục tiêu và thúc đẩy doanh số bán hàng. Sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả. Trái lại, nếu thất bại, nó sẽ làm giảm giá trị thương hiệu trên thị trường và ảnh hưởng rất nhiều đến doanh nghiệp.

Buổi lễ khai trương là sự khởi đầu của kinh doanh phát đạt

Đối với những đơn vị kinh doanh, họ rất quan trọng và đề cao vấn đề phong thủy, chính vì thế nếu sự kiện khai trương không được tổ chức chỉnh chu và thành công thì họ sẽ coi đó là một điều xui rủi và không may mắn cho việc kinh doanh của họ sau này.

Quy trình tổ chức sự kiện khai trương từ A-Z mới nhất

Bởi vì tầm quan trọng của sự kiện vì vậy để có thể tổ chức nó một cách thành công các đơn vị cần phải xây dựng được một quy trình tổ chức hiệu quả. Dưới đây là quy trình tổ chức khai trương từ A-Z mới nhất năm 2022.

Xác định mục đích của buổi lễ

Đây là vấn đề quan trọng đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện khai trương. Phải xác định được doanh nghiệp muốn giới thiệu điều gì tới công chúng, về công ty về sản phẩm, dịch vụ… để từ đó lên ý tưởng chương trình cho phù hợp.

Xác định đối tượng mục tiêu

Khai trương công ty, nhà hàng hay cửa hàng điều có đối tượng mục tiêu khác nhau

Mặc dù đều là các buổi lễ khai trương nhưng mỗi đơn vị kinh doanh, mỗi ngành nghề sẽ có những đối tượng khách hàng mục tiêu khác nhau.

Ví dụ tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng sang trọng thì đối tượng mục tiêu là những doanh nhân, những người có thu nhập cao. Còn sự kiện khai trương quán cafe cho sinh viên thì đối tượng mục tiêu lại là sinh viên, những người thích sự năng động, trẻ trung.

Xác định đúng đối tượng mục tiêu sẽ giúp cho việc lên ý tưởng và tổ chức một sự kiện khai trương phù hợp.

Lên ý tưởng và chủ đề cho sự kiện

Sau khi đã xác định được mục đích và đối tượng mà đơn vị muốn hướng đến trong buổi lễ khai trương, chúng ta cần lên ý tưởng và chủ đề sao cho phù hợp nhất.

Ý tưởng và chủ đề của buổi lễ cần sáng tạo, mới mẻ giúp doanh nghiệp tạo được dấu ấn trong ngày đầu ra mắt, đồng thời sẽ giúp mang lại hiệu quả truyền thông, giúp đơn vị kinh doanh quảng bá tên tuổi và sản phẩm dịch vụ một cách hiệu quả nhất.

Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức

Đối với lễ khai trương thì lựa chọn thời gian chính là một trong những phần quan trọng nhất của sự kiện. Theo phong thủy thì khai trương vào ngày, giờ đẹp sẽ giúp cho việc kinh doanh sau này của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi và phát đạt.

Ngoài ra các đơn vị kinh doanh cũng cần chọn những khung giờ sao cho thuận tiện và thu hút được nhiều khách mời nhất có thể.

Sự kiện khai trương hiện nay thường được tổ chức tại doanh nghiệp vì thế cần khảo sát địa điểm cẩn thận và chính xác để chuẩn bị tốt cho quá trình thiết kế, thi công và tổ chức. Ngoài ra việc khảo sát địa điểm khai trương sẽ giúp ước lượng được số lượng khách mời phù hợp tránh gây ra những sự cố không thể xử lý kịp thời.

Quảng bá sự kiện

Để sự kiện khai trương đạt được thành tốt nhất, các đơn vị kinh doanh cần quảng bá sự kiện này đến đông đảo để công chúng mục tiêu. Chúng ta có thể quảng bá sự kiện qua các phương tiện truyền thông như báo đài, mạng xã hội hoặc những hình thức quảng bá hữu hiệu khác.

Quảng bá sự kiện thông qua bandroll quảng cáo

Tiến hành tổ chức

Bước cuối cùng của quy trình tổ chức sự kiện khai trương là tiến hành tổ chức sự kiện. Với một kế hoạch hoàn chỉnh và sự chuẩn bị kỹ càng sẽ giúp cho việc tổ chức buổi lễ diễn ra thuận lợi và thành công.

Tuy nhiên khi buổi lễ diễn ra sẽ có thể có những yếu tố bất ngờ mà doanh nghiệp không lường trước được như thời tiết, con người hay những hư hỏng từ thiết bị. Điều cần làm là chúng ta cần dự phòng các tình huống này để giúp sự kiện thành công.

APE Media- Đơn vị tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp, uy tín

Với những quy trình phức tạp và đòi hỏi nhiều chuyên môn trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, để có một buổi lễ khai trương thuận lợi và thành công nhất các doanh nghiệp nên hợp tác với những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín.

Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, APE Media thuộc APE Group là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và chỉn chu, sẽ đem lại sự hài lòng tối đa cho Quý đối tác, quý doanh nghiệp.

Sự kiện âm nhạc “Hoa Mai Tour Shows” do APE Media tổ chức

Những lý do quý doanh nghiệp nên lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương của APE Media:

APE Media tích hợp dịch vụ trọn gói.
Cung ứng Nghệ sĩ biểu diễn chuyên nghiệp.
Tối ưu chi phí.
Tiết kiệm thời gian, giảm áp lực cho đối tác.
Tăng chất lượng, giảm thiểu rủi ro cho sự kiện.
Ý tưởng, kịch bản mới lạ phù hợp từng Concept.
Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tận tâm.

APE Media mang đến ý tưởng sáng tạo và cung ứng nghệ sĩ biểu diễn chuyên nghiệp

APE Media luôn quan tâm, thấu hiểu khách hàng và đem đến những ý tưởng sáng tạo, độc đáo chính là lựa chọn tốt nhất cho buổi lễ khai trương của doanh nghiệp của bạn.

Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết về dịch vụ!

Tập đoàn APE GROUP